这篇讲什么
“把转录粘进去让它出纪要”出来的东西看着干净，但会悄悄编出根本没人承诺过的事。会上有人说”二季度我们可以看看”，行动项写成”Alex 二季度前交付”。这篇是给那种纪要会群发出去的版本——一个假的行动项让你掉信誉，一个真的漏掉让你掉交付。解决方案是转录预处理 + 一份严格约束的抽取 prompt。
这篇适合谁看
PM、团队负责人、创始人，任何会上要把决定和后续动作写下来给别人执行的人。如果你的会议产出本来就是”感觉 + 模糊概述”，那不用这个流程，继续就好。如果之后真的有人对着行动项负责，那精度就重要。
什么时候适合用
- 30-60 分钟的会，当天就要出决定、行动项、待解决问题。
- 周期性会议，结构化纪要要回流到项目跟踪系统。
- 对客户或干系人的会，纪要要作为 recap 发出去，要经得起翻。
- 多个发言人讨论，人工逐个挑承诺比开会本身还久。
开始前准备
- 确认每个人都同意录音或转录。先征同意，再录。这一步不能省。
- 转录在粘之前先预处理：至少把”Speaker 1”批量替换成”Alex”——模型在有真名时分配承诺会稳得多。
- 一开始就定好产出形状。标准四桶模板：决定 / 行动项 / 待解决问题 / 待议（parking lot）。所有会都用一样的，团队就知道去哪找。
- 长会（转录超过 45 分钟）要分段。一个 prompt 喂 90 分钟转录，中段保真度会掉。
具体步骤
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拿到转录。要么用工具自动抓（Zoom、Meet、Otter、Teams），要么把录音传到转录服务。确认有发言人标签。
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进抽取前清理转录：“Speaker N”换成真名、每隔几分钟补一个时间戳（如果工具没给）、删掉明显的垃圾（开场寒暄、卡顿打断）。
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用四桶模板抽取：
从这份转录抽取成四节： 1. 决定——只列明确达成共识的项。引用原话，标说话人。 2. 行动项——只列被指名的人明确承诺的事。 格式："[负责人] 在 [时间，如果说了] 之前 [动词] [对象]"。 没说时间的写 "时间：未说明"。 3. 待解决问题——会上提出但没回答的问题。 4. 待议（parking lot）——推到下次会议的话题。 不要推断归属。不要编时间。 -
另起一轮跑一份叙述式总结（3-5 句）——和结构化抽取分开，避免一个总结错误污染行动项。
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长会按话题或每 15 分钟一段分块，分块抽取，再合并——合并后再跑一次去重抽取。
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草稿先发给一位与会者过一眼再群发。行动项归属错，亲历者最容易看出来。
一份能压住”编承诺”的 prompt
你在从会议转录里抽行动项。
规则：
- 一条行动项必须是被指名的人明确说他会做。
"我们可以""或许有人应该"等等不算。
- 不要分配转录里没有指派给谁的承诺。
- 不要编截止时间。没说时间就写"时间：未说明"。
- 含义模糊的承诺，连原话一起放到"含义模糊"那一桶，
不要算进行动项。最关键的解锁是那个”含义模糊”桶。没有它，模型会把所有听着像承诺的话硬塞进行动项；有它，真承诺更干净，灰色地带浮上来交给人判断。
完成后检查
- 随机抽 3 条行动项。在转录里找到支撑那一条的原话。找不到，就是模型编的。
- 核归属。最常见的错是把行动项归给”提到话题时正在说话的人”，而不是真正主动认领的人。
- 核时间。转录里说的”下周之前”应该写成”时间：下周之前”——比这更具体的都是模型在推断。
- 找漏掉的。把转录里 “我来” “我可以” “让我” 之类的扫一遍，看模型有没有漏。
怎么复用这套流程
- 存一份
meeting-notes-prompts.md，把四桶抽取 prompt 和叙述式总结 prompt 分开存。 - 对每种周期性会议（1:1、迭代规划、客户回顾）准备一份定制 prompt——1:1 里的行动项措辞和规划会不一样。
- 做一份”转录预处理”清单：发言人标签替换好、垃圾删掉、时间戳抽核过。每次进抽取前过一遍。
建议的操作流程
征得同意 → 录音 / 转录 → 清理转录（发言人标签、删垃圾）→ 四桶抽取 prompt → 独立的叙述式总结 → 找一位与会者过一眼 → 群发。
容易踩的坑
- 跳过征同意。没明确同意就录，事后被发现，信誉损失远不值。
- 直接粘”Speaker 1, 2, 3”的转录。模型分配归属会乱——有时归到错的人，有时归到”团队”。
- 把”我们可以”当成行动项。模型默认就这么干。Prompt 必须显式禁止。
- 编时间。会上没说，模型会顺手写”周五前”。Prompt 同样要禁。
- 90 分钟的会一个 prompt 跑完。转录中段保真度会掉。分块，再合并。
- 不让人过一眼就群发。一条归属错的行动项代价远高于 10 分钟的复核成本。
FAQ
- 用哪个转录工具？: 你会议平台自带的通常对纪要抽取已经够用。专门的工具（Otter、Fireflies、Granola）赢在发言人标签和导出方便——这两点比原始准确率更重要。
- ChatGPT 能直接转录音频吗？: 语音/音频输入处理短片段还行，长会议先用转录工具拿到文本再粘，发言人分离会好得多。
- 敏感会议的隐私怎么办？: 涉及人事、法务、敏感客户数据的会，不要把转录粘到消费版账号。用配套数据留存策略的企业版，或者粘之前先打码。
- 8 人以上的会怎么办？: 发言人标签会变差。预处理时给关键人手动加角色标签（PM:、Eng Lead:、Designer:），其他与会者的归属会比较吵——接受这一点。