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Gemini 会议准备工作流

10 分钟搞定会前准备，一次性用上 Calendar、Drive 和 Gmail。

发布于: 作者: AI Productivity Guide Team 🌐 查看英文版本

这篇主要解决什么问题

大多数会前准备是”看日历、点附件、扫一遍邮件、希望自己还记得未决问题”。Gemini 能把这压成一份 8 分钟的结构化 brief——而且 prompt 序列存好后，会变成一键早晨仪式。第一次在客户面前避免”等下，这人是谁？“的瞬间，它就回本了。

这篇适合谁看

每天 3 场以上、确实需要做准备的会议族：开团队和 stakeholder sync 的管理者、见投资人和客户的创始人、有活跃 deal 的销售、来回客户的咨询、给主管做准备的高管助理。

什么时候适合用

前一天晚上、或开始前 30 分钟（准备不足代价高的硬会）。drop-in 闲聊、议程固定的例会、跟每天聊的人的 1-on-1——准备不回本。

什么时候不建议用

drop-in 闲聊；不需要准备的例会；跟每天聊的人的 1-on-1；手工调研本身就是工作的首次外部访谈；没附件没历史的会——Gemini 无处 grounding。

开始前准备

  • 确认 Calendar Gemini 开了。Workspace 计划可能管理员控制。
  • 定 brief 格式：一页、五节（参加人、说明的目的、附件、过往线程、可能话题）。一页就够——更长的电梯里没人看。
  • 在 Drive 做一份 会议准备片段 Doc 存 prompt 序列。Gemini 没 Custom Instructions，这就是你的模板。

具体步骤

  1. 在 Calendar 里打开 Gemini（侧边栏的星标）。从明天的日程选会议。
  2. 第一条 prompt：“给我这场会议的 brief：参加人、说明的目的、有没有附件、我和组织者最近的线程。” 这一条覆盖 60% 准备。
  3. 每个附件问：“总结这份文档 5 条 bullet。标出待决定项和我该准备讨论的数字。”
  4. 拉邮件背景：“在 Gmail 搜我和 <参会人> 最近的线程。未决问题是什么？双方上次承诺是什么？” 这是 Calendar Gemini 集成最闪光的地方。
  5. 要可能话题加准备句：“综上，本次会议最可能的 3 个话题？每个给我准备一句话和一个该知道的数字。”
  6. 存成名为 <会议名>-prep 的 Doc。会议时开在第二屏。把链接回贴到 Calendar 事件方便下次。

第一次实操怎么跑

  1. 选明天最重要的会议。不是最容易的——最重要的。
  2. 一气呵成跑完六步。计时；目标 8-10 分钟。
  3. 会后标 brief：哪几节真用上、哪几节错、哪几节缺。大多数 brief 低估”过往承诺”、高估”说明的目的”。
  4. 第二天调 prompt，加重最关键的那一节。每周迭代。

完成后检查

  • brief 是否准确浮出未决问题？这是杠杆最高的项；漏了就改 Gmail 搜索 prompt。
  • 参加人和角色对吗？Gemini 偶尔从邮件签名猜职位、信息过期。承重参加人交叉核。
  • brief 控在一页内吗？长了说明 Gemini 灌水；下次收紧 prompt。
  • 会议时真用上了，还是忘了？忘了就简化到三条 bullet 降低摩擦。

怎么复用这套流程

  • prompt 序列存 Doc 模板。每天早上复制模板、改名字和话题、跑。
  • 重复会议让 Gemini 对比本周和上周 brief——浮出漂移、未兑现承诺、反复出现的主题。
  • 把 brief Doc 钉到 Calendar 事件让下个准备同会议的人能用。
  • 失败日志：哪类会议 Gemini brief 得差（访谈式、多外部参会人）那种切手工准备。
  • 每季度刷新。Calendar Gemini 默认会动；prompt 可能要调。

建议的操作流程

明天上午 10 点的关键会：打开 Calendar Gemini → 跑主 prompt → 每个附件展开 → 搜 Gmail 过往背景 → 要 3 个可能话题加准备句 → 存成五节的 brief Doc。总用时 8 分钟。会前路上想边走边看，可参考Gemini 安卓深度工作流里”屏幕上是什么”手势和语音版准备方式。

容易踩的坑

  • 问”我该说什么”拿到泛泛的话。问具体事实、参加人、过往背景。
  • 不亲自扫一眼附件就相信 Gemini 的解读。摘要偶尔会把关键结论倒过来。
  • 工作会议用个人版 Gemini——scope 不匹配，看不到相关背景。
  • brief 涨到 2 页。一页够。需要更多说明会议本身需要议程文档。
  • 跳过会后标注。少了它，prompt 永远不会变好。

进阶技巧

  • 把 prompt 存成 Doc 模板。每周复用不用重打。
  • 重复会议让 Gemini 对比本周和上周——浮出承诺和主题漂移。
  • brief Doc 在 Calendar 里关联到会议——下次容易找，同事也能复用。
  • 高 stakes 的会议在 brief 末尾加 风险 节：列 2-3 个可能出错的（漏 deadline、紧张线程、过期数据）。风险行才让 brief 不只是清单。

FAQ

  • Gemini 能自己进会吗？: 通过 Meet 能做记录。但准备和实时记录是两件事——分开做。
  • 没附件怎么办？: 让 Gemini 在 Drive 里搜相关近期文档或参加人相关的。常常找出组织者忘了附的背景。
  • 跟 ChatGPT 会前准备相比？: Gemini 因为原生 Calendar + Drive + Gmail 集成胜出。ChatGPT 能做部分但要手工粘上下文。
  • 没过往线程的外部参加人怎么办？: Gemini 做内部背景 + 手工 LinkedIn 或官网扫一遍做外部。Gemini 不替代外部调研。

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标签: #Gemini #教程 #工作流 #Workspace

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