1on1 还有 12 分钟开始。文档你上周只打开过一次，最后一行写着”职业聊聊——TBD”。这篇用一套 10 分钟备会流程 + 当天跟进笔记替掉”硬聊一通然后忘记 action item”的循环：AI 从近两周的上下文里拉素材、起议程、写散会笔记。受众是对话的两侧——管 4-8 个下属的经理，以及真的希望 1on1 有价值的下属。
这篇讲什么
经理和下属两侧通用的 1on1 流程，覆盖：会前上下文拉取、议程起草、按紧迫度排序的话题、要落地的决策、当天跟进笔记。AI 负责上下文总结和议程生成；你负责信任判断、个人化提问、模型造不出的坦诚。这套系统的目标是让两侧散会时都觉得 30 分钟没有白用。
这篇适合谁看
带 4-8 个跨职能下属的经理、不带人但带 2-3 个新人的资深 IC、想从 1on1 里多挖价值的下属、每季度和孙辈下属做一次的 skip-level 经理。最适合：两侧都希望 1on1 不只是”汇报进度”。最不适合：一侧已经决定 1on1 是负担——AI 修不了关系问题。
什么时候适合用
每周或双周固定的 1on1、季度职业对话准备、季度才做一次的 skip-level、过完一周难受的星期想想”下一次进去要怎么讲”。也适合刚接手新团队，第一轮 1on1 不能只是自我介绍的时候。
开始前准备
- 确认固定时段。每周 30 分钟或双周 45 分钟是典型节奏；少于 30 分钟就只是进度同步，不是 1on1。
- 共同维护一份跑动文档——Notion、Google Doc、或 Linear 页面，两侧都能编辑。只靠口头的 1on1 第 3 周就丢连续性。
- 知道每个下属当前最重要的项目和当前最大的顾虑。开会前讲不出来，这场会大概率会很浅。
- 确认 AI 工具的隐私设置。1on1 备会笔记包含敏感个人信息，用支持”不参训”设置的模型。
- 1on1 开始前 10 分钟备会，而不是开始那一秒才备。
具体步骤
- 拉上下文。prompt：“这是和 [姓名] 1on1 的近两周上下文：[贴 Slack 线程、项目状态、上次会议笔记]。总结：3 件顺利的、2 件卡住的、1 个新冒出的风险。“读一遍这个总结，通常会浮出你忘掉的事。
- 起议程。prompt：“给和 [姓名] 的 30 分钟 1on1 起草议程。结构：5 分钟 check-in、15 分钟话题讨论、5 分钟职业和成长、5 分钟自由时间。话题块出 2-3 个具体话题，按紧迫度排序。“砍到你的前 2 个。
- 值得主动提的话题。prompt：“这个人很可能想聊但不一定会主动说的话题有哪些？比如：项目带宽、成长路径、对 X 的不满。“挑 1 个会议里主动邀请进来。
- 要落地的决策。写 1-2 条具体决策，散会前要拿到。“决定是否把 sprint 延一周”碾压”讨论 sprint 节奏”。没有决策目标，1on1 会漂成情绪宣泄。
- 开会。前 5 分钟让对方先定议程。AI 出的是后备稿不是脚本。下属（或从下属角度看的经理）应该有不被打断的前 5 分钟。
- 当天跟进笔记。prompt：“这是我们聊的：[贴 4 条要点]。出一条 6 点的跟进笔记：做出的决策、带 owner 的 action item、暂缓事项、下次 1on1 的重点。简短——两侧 30 秒内读完。“下班前发出。
- 季度回顾。把过去 12 次跟进笔记一起读。规律：同一个话题被提 4 次还没解决，是结构问题，不是 1on1 问题。
第一次实操怎么跑
- 拿下一次真实 1on1——不要拿假的。第一次提前 24 小时跑备会流程，虽然稳态目标是 10 分钟前。
- 开会后 2 小时内写完跟进笔记。当天纪律比格式重要。
- 第二次只改一个变量：上下文拉取更紧、决策目标更锋利、或换模型。
- 4 周后核查：1on1 是不是产生了你能讲出来的决策？没有的话，议程仍然只是”进度同步换了皮”。
完成后检查
- 议程里至少包含一个上周两侧都没提过的话题。新土壤碾压翻旧账。
- 开会前已经写下一条具体决策。没决策的 1on1 会变情绪发泄。
- 跟进笔记每条 action item 都有明确 owner。“我们再看看 X”不算。
- 职业和成长每次都留 5 分钟。连续 6 周跳过等于告诉下属”你的职业我不在乎”。
- 隐私：客户名、薪资细节、个人健康信息不要贴进没有”不参训”设置的消费级聊天。
- 对方读完跟进笔记应该认得出那场会。读起来像 AI 摘要的话，action 那几行手动重写。
怎么复用这套流程
- 上下文拉取、议程、跟进 prompt 存 3 个片段。逐人来看，prompt 几乎不用改。
- 每个下属一个文件夹：跑动文档、周跟进、季度主题。两个季度后规律藏不住。
- 每季度跑一次 meta prompt：“读过去 12 周和 [姓名] 的 1on1 笔记。哪 3 个主题重复出现？哪些已解决？哪些还开着？“输出用在季度职业对话里。
建议的操作流程
上下文拉取 → 议程起草 → 值得主动提的话题 → 要落地的决策 → 开会（对方先讲）→ 当天跟进 → 季度回顾。开完会的另一半——录音、转写、提取 action item——请看 AI 会议纪要教程。
容易踩的坑
- 因为”已经有跑动文档”就跳过备会。跑动文档必要但不够，备会是为了浮出文档没写的东西。
- 让 AI 写议程然后照念。AI 议程光滑但通用，真实 1on1 要有指名的张力。
- 没有跟进笔记。对话到周二就蒸发，下次 1on1 又从零开始。
- 每次 1on1 都和上次一样。连续 6 周同一份议程等于告诉对方”没人在听”。
- 为了”聊得愉快”藏掉难题。不提出来的话题 90 天内变成离职信。
- 把敏感的 HR 或薪资信息贴进消费级聊天。要么用”不参训”模型，要么这部分信息不上 AI。
FAQ
- 经理和下属，谁应该备会？: 都备。备会是不对称的：下属推内容，经理推结构。AI 帮两边。
- 1on1 多久一次？: 直属下属每周 30 分钟；自驱型下属双周 45 分钟；skip-level 每季度一次。
- 下属说 1on1 没必要怎么办？: 那本身就是 1on1 的话题。把”这个格式有没有效”这件事拿出来聊。
- 要用 1on1 专门的工具吗？: Linear、Notion、Lattice 都有模板。工具次要，纪律才重要，挑一个每周用。
- 认识了一周的新下属怎么做 1on1？: 前 4 次都做上下文和信任，话题第 5 周自然出来。
- 1on1 被取消怎么办？: 48 小时内重新排，不是”下周再说”。频繁取消的信号比任何 1on1 内容都强。
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