大多数邮件回复 Prompt 写出的内容一看就是机器写的——同样的开头、同样的中段含糊、同样的”如有疑问请告知”。收件人一眼能看出来。下面这些 Prompt 保留你自己的语气，同时把繁琐部分自动化：按紧急程度分流、按合适长度起草、从堆积的收件箱里体面恢复。冷起草场景可配合 邮件写作 Prompt 使用。
这套 Prompt 适合用在哪
- 邮件量大的收件箱
- 对外 / 客户沟通
- 客服回应
- 创始人处理投资人与合作方线程
- 从两周邮件破产里恢复
1. 收件箱分流
下面 10 封邮件。请把每封归到：(a) 今天要回；(b) 本周要回；(c) FYI / 无需 action；(d) 可删。每封 1 行理由，聚焦发件人真正想要什么，不要复述主题。
{粘贴}2. 快速回复（≤50 字）
来自 {sender}：{粘贴}。写一条 ≤50 字回复，直接回应诉求。语气：温暖但精确，无填充语（"希望一切都好"、"再跟一下"）。不要把对方问题再复述一遍。3. 慢决策的暂存回复
我需要 1 周才能完整考虑这封邮件。请写暂存回复：(1) 1 行确认收到；(2) 给出具体回复日期；(3) 说明我会想清楚哪一点。≤60 字。不过度承诺。
邮件：{粘贴}4. 礼貌婉拒
拒绝此请求。语气：温暖、诚实、简短。格式：1 行感谢被想到、1 行带真实理由的拒绝（不是"太忙"）、若合适给 1 个替代（"X 可能更合适，因为……"）。≤70 字。
{粘贴}5. “抱歉漏了”补救回复
我两周前漏了这封邮件。请写补救回复：(1) 简短承认延迟不卑微；(2) 不找借口；(3) 直接给出他们原本要的实质。≤80 字。
{粘贴}6. 长回复 → 收紧
我起草的回复太长。请砍到一半字数不丢实质。保留：每个具体事实、每个承诺、我的语气。删掉：填充语、对冲、清嗓子式开场、重复点。
{粘贴初稿}7. 问对解锁问题
这封邮件在关键细节上含糊。不要写完整回复。请起草 ≤30 字回复，问能解锁下一步的那 1 个问题。问题要具体到对方一句话能回答。
{粘贴}8. 批量回复模板
下面 5 封类似邮件。请起草 1 份可复用回复模板，我能套到每封上。用 `[方括号注释]` 标个性化点。核心 80 字，个性化每封不超 30 秒。
{粘贴}9. 防升级回复
这封邮件已经第三个来回开始打转。请写一条重置线程的回复：承认对方上一点、点名背后真实分歧、提议 15 分钟通话或书面决定。≤90 字。不防御。
{粘贴}10. 状态汇报回复
某干系人在问 {项目} 的进度。请写 100 字回复：(1) 1 行总体状态（"按时" / "延期 X 天" / "卡在 Y"）；(2) 本周已交付；(3) 下一步；(4) 我需要他做的那 1 件事。坏消息不埋。11. 模糊介绍的回复
某人含糊地把我介绍给 {person}，只说"你俩聊聊"。请写 70 字回复 {person}：抄送线感谢介绍人、点名一件我想具体讨论的事、给 2 个时间窗。不要"看你时间"。12. 收尾线程回复
一个线程拖了几周，原始请求已不再相关。请写 50 字回复体面收尾：承认原请求、解释为什么现在已不必处理、为未来留口子。不要表演式道歉。
{粘贴}容易踩的坑
- 过长的”详尽”回复把答案埋在第三段后
- 答前先把对方问题复述一遍
- 回复里夹带新请求——应另开线程
- 发送前不复读一次语气
- 三天延迟道歉四次