邮件失败在两个点：太长、CTA 不清——AI 默认两边都往大里加，结果真正的请求被埋在第 3 段，读者扫一遍找不到动词就走了。下面这些 Prompt 把字数卡死、强制一封邮件一个请求，把”期待你的想法”换成具体可回的下一步。长度很重要：冷启与内部状态邮件，超过 150 字每多一段，回复率都会显著掉。同一封邮件要在不同对象间切语气时，配合 语气改写 Prompt 一起用。
这套 Prompt 适合用在哪
- 工作邮件
- 陌生邮件
- 跟进邮件
- 异步同步
1. 150 字内状态更新
写一封给 {recipient} 的 {project} 状态邮件。结构：1 行标题（我们处于什么阶段）、3 条 bullet（已做 / 在做 / 阻塞）、1 行请求。总共不超过 150 字。2. 带一个具体理由的陌生邮件
批量陌生邮件背后的完整工作流——怎么找信号、批处理、跟进——见用 AI 做求职冷外联，回复率 15%。
给 {company} 的 {name, role} 写一封冷启邮件。我选他的具体理由：{reason}。我的一个请求：{15 分钟}。120 字以内。不要"无意中看到你的资料"。3. 没回复后的跟进
给 5 天没回的 {name} 写跟进。目标：重申请求但不卖惨。加 1 个有用的小信息（相关链接 / 小观察）。80 字以内。4. “不行，但我能做……”邮件
礼貌拒绝 {name} 的 {request}。语气：温暖、简短、诚实。给出 1 个能做的替代方案。100 字以内。5. 决定前的内部”提前打招呼”
写一封给 {team} 的内部邮件，对 {即将做的决定} 提前打招呼。语气：就事论事，包含：变什么、为什么、什么时候、他们要做什么、有问题问谁。200 字以内。6. 不过度道歉的道歉邮件
为 {mistake} 给 {recipient} 写道歉信。语气：承担但不卑微。包含：发生了什么、我在做什么补救、不会再发生。120 字以内。7. 唤醒邮件
给 3 个月没联系的 {name} 写唤醒邮件。语气：温暖、不卖惨、加 1 个我现在想到他的具体原因。100 字以内。8. 异步决定邮件
请 {team} 对 {issue} 做决定。结构：1 句背景、3 个编号选项（各 1 行优劣）、我的推荐+1 个理由、截止时间。200 字以内。9. 双方介绍邮件
写一封介绍 {A} 与 {B} 互相认识的邮件。语气：温暖但简短。包含：双方为什么会受益、1 个具体交集、"接下来你们聊"。80 字以内。10. 帮过忙后的感谢邮件
感谢 {name} 帮忙做 {favor}。语气：具体不空泛。点出他做的哪点重要。结尾若合适给一个小回馈。80 字以内。11. 用具体动词开头的主题生成
为发给 {收件人角色} 的关于"{topic}"邮件写 8 条 subject 候选。每条必须以具体动词开头（请审 / 请定 / 请批 / 同步 / 约时间）——不要"快速问个问题"或"checking in"。标出哪些紧迫、哪些 FYI；哪些适合冷启、哪些适合内部。12. 邮件草稿回复率自检
下面是我的邮件草稿：{粘贴}。请按"回复率杀手"逐项审：(a) 超字数；(b) 多个请求；(c) CTA 被埋；(d) 套话开头（"希望你一切都好"）；(e) 不收口的结尾（"期待回复"）；(f) 没具体截止日期。给一版改写，逐项修复。容易踩的坑
- 邮件太长（多数场景 250 字以内）——150 字之后每多一段回复率掉一截
- 一封邮件多个请求——读者挑最简单的或一个不做
- 结尾”期待你的想法”——等于邀请沉默；换成有截止日期的 yes/no
- 套话开头（“希望你一切都好”）——把最高注意力的一行浪费在废话
- CTA 被埋在第 3 段——忙人扫开头和结尾，中间不看
- 无截止日期 / 时间窗——开放请求会一路飘到收件箱底