大多数议程只是话题罗列：没点决策人、没分时段、最后一项 any other business 把收尾 20 分钟吃掉，会开完得到一封会议纪要邮件和下次会的邀请。下面这套 Prompt 强制点名决策、给每段定 owner 和时段、显式写”本次不讨论什么”，并加一道”能不能改成邮件”的过滤器在发邀请前自检。要把零散笔记和日历背景整理成会前 brief，可搭配 Gemini 会议准备工作流。
这套 Prompt 适合用在哪
- 1:1
- Sprint planning
- 跨团队 sync
- 执行评审
- 客户 call 准备
1. 决策驱动议程
为 {时长} 分钟会议起议程。目的：决定 "{decision}"。参会人 {名单 + 角色}。输出：(a) 1 句说明要拍板的事；(b) 3 个分时议程项 + 各自 owner；(c) 决策人；(d) 本次不讨论的话题。2. “能不能改邮件” 过滤器
下面是我想约的会。应用"能不能改成一封邮件"的过滤器：先列 3 条可改邮件的理由；再列 3 条必须面对面的理由。给出结论。
{粘贴}3. 1:1 议程
为我和 {经理 / 下属} 起 30 分钟 1:1 议程。上次 1:1：{日期 / 话题}。本周背景：{上下文}。结构：5 分钟近况，15 分钟我主提 2 个话题，10 分钟对方话题。4. Sprint planning 议程
为 {N} 人工程团队起 90 分钟 sprint planning 议程。上 sprint 结果 {粘贴}。本期优先级 {粘贴}。输出：6 个分时段 + 各 owner、本期 1 个 sprint goal、明确推迟的事项。5. 客户 call 准备议程
为 30 分钟客户 call 起议程。客户 {公司 / 角色}。目标 {discovery / 续费 / 加购}。输出：3 段、每段 2 个问题、本次必须拿到的 1 个信号。6. 执行评审议程
为 {项目} 的 45 分钟执行评审起议程。受众 {高管}。输出：5 分钟背景、15 分钟状态 + 风险、15 分钟所需决策（一一列出）、10 分钟诉求。明确去掉"any other business"。7. 预 mortem 议程
为 {上线 / initiative} 起 60 分钟 pre-mortem 议程。目标：上线前找出失败模式。结构：5 分钟铺垫、20 分钟独立默写、25 分钟聚类 + 投票、10 分钟 top-3 mitigations。8. 跨团队 kickoff 议程
为涉及 {N} 个团队的项目起 60 分钟 kickoff 议程。目标：点名 owner、依赖、截止日、集成点。输出：包含明确"什么会让这事翻车"段的议程。9. 状态周会议程（可复用）
为我的团队设计可复用的 30 分钟周会议程：5 分钟亮点、10 分钟 blocker（每条带 owner）、10 分钟指标、5 分钟下周承诺。在没有 blocker 的周可以直接取消。10. Retro 议程
为 60 分钟 sprint retro 起议程。结构：5 分钟回顾、15 分钟静默写下 start/stop/continue、25 分钟聚类讨论 top 5、10 分钟承诺 2 项改进（带 owner）。结尾给下次 retro 的衡量指标。11. All-hands 议程
为 45 分钟全员会起议程：5 分钟亮点、10 分钟业务更新（3 个指标）、10 分钟主题深挖 {topic}、10 分钟提前征集的 Q&A、10 分钟新员工自介。把能量留到最后。12. 取消会议的草稿
我想取消一个固定会。请草 100 字给与会人：说明原因、点出谁来替代（异步文档、周邮件）、安抚最可能反对的 1 个人。容易踩的坑
- 议程里没点出要决策什么，散会都是”下次再说”
- 没分时段，第一项把一小时全吃了，后面几项直接跳过
- 没点决策人，全屋靠”撑到最后”投票
- 留下 “any other business” 开放段，结尾被它带偏
- 三个季度前就没有目的的固定会，谁也没敢取消
- 4 个人能决策的事请了 12 个人——人多 ≠ 决策质量