一句话结论
把原始转录丢给 AI 模型，让它输出一张「负责人 / 行动 / 截止日期 / 源引用句」的表，并强制它把没指名道姓的项标成 未分配，而不是替你猜。未解决问题放进第二张表。把初稿发给参会人，给 48 小时纠错窗口，过期即成正式记录。一次性的会议，用免费模型（ChatGPT 免费版、Claude 免费版、Gemini）处理一小时的转录就够了；周期性会议，用能自动录音并分派行动项的专用记录工具（Fathom 免费版、Otter、Granola）能省掉复制粘贴这一步。
任务场景
你开完一场会，决定都做了，到周五团队已经忘掉一半。你想要一份干净的清单 —— 负责人、行动、截止日期 —— 外加一份单独的「未解决问题」清单，让下次会议从这些问题开始，而不是把已经定好的事再翻一遍。难的地方不是「总结」，而是确保每一项承诺都有指定的负责人和日期，因为这恰恰是人在口头讨论时最容易一带而过的部分。
AI 帮得上忙的地方，和它会悄悄出错的地方
AI 很擅长把又长又乱的转录变成结构化清单。它能容忍「这个我们要不要做一下」这种填充语气，也能找出人第一遍读时会略过的隐性承诺。它尤其擅长发现「有人答应了，但没人指定负责人」的情况 —— 这是行动项无声死亡的头号原因。
它的失误也来自同一种能力：AI 会自己填一个看起来合理的负责人，好让清单显得完整。如果转录里只说了「我们应该做 X」而没带名字，模型很乐意把它派给最后发言的那个人。事情最后没人做，就是这么来的。解法是给一条硬规则：负责人没说明就标 未分配，绝不推断。模型只负责抽取，分派负责人是会议室里的事。
需要先喂给模型的信息
- 完整转录文本 —— 原始即可，不要预清洗
- 这次会议的一句话目标（帮模型判断什么重要）
- 参会人名单及角色（让它把发言者对上人）
- 之前还没关闭的行动项，让它标出哪些这次被解决了
这套 Prompt
在 ChatGPT、Claude 或 Gemini 里都能用。把方括号里的占位文字替换成你的内容 —— 用方括号是为了复制时不出错。
从这份会议转录中抽取行动项。
目标：[一句话会议目标]
参会人及角色：[粘贴名单]
之前未关闭行动项：[粘贴，或填"无"]
转录：[粘贴完整转录]
输出表 1 —— 行动项，列：
负责人 | 行动（一句话，动词领头）| 截止日期或"未指定" | 源引用句（原文照抄）
输出表 2 —— 未解决问题，列：
问题 | 需要什么才能解决 | 谁能解决
规则：
- 不要猜负责人。转录里没指名道姓的，写"未分配"。
- 不要编截止日期。没说明的写"未指定"。
- 每一行行动项都要有真实的源引用句，否则删掉这一行。
两张表之后，写 3 句话总结本次会议做出的决定。逐字的源引用句是整套 Prompt 的承重墙。它把「相信 AI」变成「五秒钟核实」—— 你回到转录里找到那句话，确认行动项确实由它推出。
按场景选工具（2026 年 6 月）
一次性的会议，且你已经有转录或录音，用通用模型就够了，而且免费。会反复开的会 —— 站会、客户会、同步会 —— 用专用记录工具更合适：它会进会议、自动转录、直接给出已分派的行动项，全程不用复制粘贴。下表价格为 2026 年 6 月数据，正式依赖前请核对当前档位。
| 工具 | 免费档 | 付费起步 | 最适合 |
|---|---|---|---|
| ChatGPT | GPT-5.5，可粘贴/上传转录；macOS 录制模式（Plus，上限 120 分钟） | Plus $20/月 | 手头已有转录的一次性会议；Mac 端应用内录制 |
| Claude | Sonnet 4.6 免费档，可粘贴转录 | Pro $20/月（100 万 token 上下文） | 需要一次读完的超长转录 |
| Gemini | 免费档即用 Gemini 3.1 Pro，100 万上下文 | Google AI Pro $19.99/月 | 转录存在 Google Docs / Meet 里 |
| Fathom | 无限录制，每月 5 次 AI 总结 + 行动项 | Premium $19/月（无限） | 预算有限的周期性会议；自动进 Zoom/Meet/Teams |
| Otter | 每月 300 转录分钟，单场 30 分钟上限 | Business $20/人/月（年付） | 团队；频道、CRM 同步、共享行动项 |
| Granola | Basic 免费档 | Business $14/人/月 | 背靠背连开会；用你随手记的笔记引导抽取 |
来源：Fathom 价格、Otter 价格、Granola、ChatGPT 录制（OpenAI 帮助中心）。
关于上下文窗口：一小时会议大约 8,000–10,000 词的转录，三个通用模型都装得下。截至 2026 年 6 月，Claude Opus 4.7 / Sonnet 4.6 和 Gemini 3.1 Pro 标配 100 万 token 窗口，半天工作坊的转录也能一次读完。ChatGPT Plus 的应用内上下文约 320 页，完整的 100 万窗口只在 $200 的 Pro 档开放。万一真撞到上限，按议程章节切分，而不是按长度乱切，这样不会把某条行动项拦腰截断。
发出去之前先核实
逐行打开，回到转录里找它的源引用句。如果引用句撑不起这条行动项，要么删要么改写。这能抓住两个最要命的失误：模型推断出来的负责人，以及其实还在争论、被当成「决定」的事。
然后把清单发给参会人，给 48 小时纠错窗口。明确说一句：48 小时内不纠错的，就成为正式记录。这一句话对问责的作用，胜过任何工具 —— 它把被动阅读变成主动签字，也给有异议但没出声的人一个开口的截止时间。
容易踩的坑
- 要「会议总结」而不是行动项。 总结是一段没人动的话。要明确要「负责人 / 行动 / 截止」这张表。
- 让模型用上下文推断负责人。 负责人没说明就一律
未分配，回到会议室里解决，别在 Prompt 里解决。 - 删掉「未解决问题」这张表。 这些问题就是下次会议的惊喜。把它们停在一边，才能不再重开已定的决定。
- 没有截止日期。 没日期的行动项只是愿望。让
未指定显式露出来，缺口才看得见，才有人去补。 - 把初稿当记录。 纠错窗口关闭前，它只是初稿。
把闭环越跑越好
记录哪些负责人持续错过截止日期、哪些行动项跨多次会议反复出现。两者都不是用来追责的信号，而是颗粒度信号。如果同一件事连着三次会议都冒出来，那它太大了，第四次会议之前先拆成更小、有主的几块。一个季度跑下来，这个规律比任何状态周报都更能告诉你：工作到底卡在哪。
FAQ
- 没有转录怎么办？ 用录音。ChatGPT 录制模式（macOS 应用，Plus 及以上，上限 120 分钟）能在应用内转录；Fathom、Otter、Granola 进会议后会自动转录。音质比工具选择更重要 —— 一个像样的房间麦克风，强过笔记本破喇叭配再花哨的 App。
- AI 输出能直接当正式记录吗？ 纠错窗口结束后才行。初稿永远不是记录，纠错并签字后的版本才是。
- AI 能顺便排好跟进吗？ 它能起草，但日历才是唯一可信的事实来源。让模型输出「负责人 / 行动 / 截止」，再据此建真实的日历事件或工单 —— 别让聊天记录成为存放截止日期的地方。
- 非英语会议能处理吗？ 能。通用模型和 Otter 都能转录并抽取主流语言，含中文、西班牙语、法语、德语、日语。让它用你团队读的那种语言输出行动项表即可。
- 转录能多长？ 一小时会议（约 8,000–10,000 词）任何模型都装得下。多小时的长会，Claude 和 Gemini 凭 100 万 token 窗口一次搞定；ChatGPT Plus 若超出应用内上限，按议程章节切分。