任务场景
你开完一场会，会上说了很多重要的事，到周五团队已经忘掉一半。你想要的是一份干净的清单 —— 负责人、行动、截止日期 —— 加上一份单独的「未解决问题」清单，让下次会议从那些问题开始，而不是把这次的决定再翻一遍。
哪些情况适合让 AI 来做
AI 很擅长把又长又乱的会议转录变成结构化清单。它能容忍「这个我们要不要做一下」这种填充语气，也能找出人在第一遍读时容易漏掉的隐性承诺。它还能发现「有人答应了但没指定负责人」的情况 —— 这是行动项无声死亡的最常见原因。
什么时候不要完全依赖 AI
不要让 AI 用「推断」分配负责人。如果转录里只说了「我们应该做 X」而没指定谁，那就标记为「未分配」，下一次同步时再追问。AI 会很热心地填一个名字让清单看起来完整 —— 这就是事情最后没人做的来源。
需要先给 AI 的信息
- 完整转录文本（原始即可，不要预清洗）
- 这次会议的一句话目标
- 参会人名单及他们的角色
- 之前还没关闭的行动项（让模型标出哪些被这次解决了）
可直接复制的 Prompt
从这次会议抽取行动项。
目标：{goal}
参会人及角色：{paste}
之前未关闭行动项：{paste}
转录：{paste}
返回一张表：负责人 / 行动（一句话动词领头）/ 截止日期或"未指定" / 源引用句。
未解决问题单独列，并附一行"需要什么才能解决"。
没说负责人就标"未分配"，不要猜。建议让 AI 输出成什么样
两张表。第一张：行动项（负责人 / 行动 / 截止 / 源引用句）。第二张：未解决问题及需要补的信息。两张表下面再加一段（不超过 80 字）的决定总结，让没到场的人 60 秒能补上。
怎么判断 AI 的结果能不能用
每一行打开看一下，回到转录里找源引用句。如果引用句对不上行动项，要么删要么改写。把清单发回参会人，给 48 小时的纠错窗口。48 小时内没纠错的，就成为正式记录。
容易踩的坑
- 要”会议总结”而不是行动项 —— 得到一段没人动的话
- 让 AI 用上下文推断负责人，而不是看真说了什么
- 跳过「未解决问题」段 —— 它们会变成下次会议的惊喜
- 没有截止日期 —— 没日期的行动项只是愿望
下一步怎么改得更好
记录哪些负责人持续 miss 截止日期、哪些行动项跨多次会议都没动。这两个都是信号 —— 不是用来追责，而是用来判断颗粒度。如果同一件事出现在三次会议里，那它太大了，第四次会议之前先拆它。
FAQ
- 没有转录怎么办？ 用录音。常用的 AI 助手（Otter、Fathom、ChatGPT 原生语音）都能直接处理。音质比工具选择更重要。
- AI 输出能直接当正式记录吗？ 纠错窗口结束后才行。初稿不是记录。
- AI 能不能顺便排好跟进？ 可以，配合日历集成。把 AI 当抽取器，日历才是唯一可信的事实来源。