绝大多数交接文档其实只是一份打扮成”交接”的状态周报：一堆”做了什么”，没有”为什么”，没有点名每个未结循环的接手人，更没有记录前任已经考虑过又否掉的方案。六周后新人把那些被否掉的选项又重新论证一遍。这个空档代价不小：咨询机构在复盘失败的项目交接时，普遍把”交接不到位、知识传递太弱”列为项目无法兑现预期收益的主要原因之一。下面这 11 个 Prompt 专门逼出大家最爱跳过的部分：背景、决策理由、在途风险，以及只存在于交接人脑子里的那些隐性知识。再和 SOP Prompt 搭配，把”靠人”的流程沉淀成”靠文档”。
TL;DR
- 把原始材料（状态笔记、owner、风险、链接）直接粘进去，让模型负责结构化。这套 Prompt 的价值在于输出的骨架，不在于替你写字。
- 每份交接都用第二人称写（“你负责 X；Y 要升级给 Z”），让它读起来是给接手人的操作说明，而不是你的工作日记。
- 决策日志（第 4 条）是杠杆最高的一节：它能挡住接手人重新打开早已定论的问题。
- 把 Prompt 放进 Claude Projects、ChatGPT Projects 或 Gemini Gem 里跑，让所有交接文件共用一份上下文，反复追问也不用重新粘贴。
- 提前两周写，别拖到最后一天上午。临走前赶出来的交接文档，最后都没人读。
这套 Prompt 适合用在哪
- 项目交接
- 产假 / 病假
- 角色变动与晋升
- 休假代班
- M&A 整合
用哪个模型来跑（截至 2026 年 6 月）
这些本质上是”文档综合”任务：你倒进零散的上下文，模型负责整理出结构。长上下文和忠实复述比硬核推理更重要，所以任何当下的旗舰模型都够用。按你要粘贴的材料量来挑就行。
| 工具（2026 年 6 月） | 上下文窗口 | 适合场景 | 价位 |
|---|---|---|---|
| Claude Opus 4.7 / Sonnet 4.6 | 100 万 token | 篇幅长、细节多，需要忠实贴合原始笔记 | 免费（Sonnet 有限）/ Pro $20 |
| Gemini 3.1 Pro | 100 万 token | 粘贴几个月的会议记录或整个云盘 | Google AI Pro $19.99 |
| ChatGPT GPT-5.5 | Plus 端内约 320 页（完整 100 万仅 $200 Pro） | 单文档的快速交接；可用面最广 | 免费 / Plus $20 |
如果是多文档的交接（状态汇报、合同、事故日志），就把文件放进能持续保留上下文的工作区：Claude Projects、ChatGPT Projects 或 Gemini Gem。指令只写一次，之后每次追问都能看到同一批文件。
关于占位符：每个 Prompt 里用花括号 {像这样} 标出的部分，发送前都要替换成你的真实内容。下面的模板特意保留花括号，方便你一眼看清所有需要填空的地方。
1. 1 页项目交接
为项目 "{project}" 起 1 页交接。输入 {粘贴状态、owner、风险、链接}。输出：项目目的、当前状态、在途风险、top 3 联系人、top 5 已做决定（含 rationale）。用第二人称写，对象是接手人。2. 角色交接文档
我要把岗位交给 {名字}。请写角色交接文档：职责、固定会议（含目的）、固定交付物、stakeholder、未结束的承诺、"下季度我会做得不同的事"。3. 休假代班交接
我 {日期} 休假。请为 {同事} 写代班交接：他必须接手的 3 件、可以拒绝的 5 件、各类升级到谁、我最担心的 2 个风险。4. 决策日志
为项目 "{project}" 起决策日志。输入 {粘贴近期决策}。每行格式：决策、日期、owner、rationale、考虑过并否掉的备选、什么情况下要重新评估。5. “只有我知道”的隐性知识
列出关于 {area} 只有我知道的事，分类：技术背景、政治背景、客户背景、供应商关系。每条 2 行。目标 15 条。6. Stakeholder map
为 "{项目 / 职能}" 起 stakeholder map。每位列：名字、角色、关心什么、担忧什么、我用什么节奏对接、什么事不能做。7. 未结束的事项清单
列出我当前岗位会留给接手人的未结束事项。每项：什么没结、谁在等谁、靠什么解锁、再放一个月会怎样。并为每项点名一个建议接手人。8. 客户 / 客户经理交接
我要把客户 {客户} 交给 {新 owner}。请起 1 页交接：客户历史、合同状态、近 5 次互动、未结束承诺、敏感点、扩展机会、雷区。9. 工程 on-call 交班
请起 on-call 班次结束交接。当前告警 {粘贴}。在调查中的事 {粘贴}。输出：在持事件（含严重级别）、待决策、谁在等我、本班用过哪些 runbook。10. M&A 整合交接
我们收购了 {公司}。我负责 {领域} 整合。请为新 owner 写交接：整合现状、已做决定、推迟决定、文化雷区、监管承诺。11. 离职前交接
我将在 {周数} 后离职。为经理起完整交接：离开前能收尾的项目、收不了的项目、推荐的接手人、团队需要的培训、我学到的、团队应保留什么。怎么让输出靠得住
模型只知道你粘进去的东西。一份扛得住的交接和一份悄悄编造细节的交接，差别就在两个习惯：
- 喂原始材料，别喂记忆。 把真实的状态文档、真实的合同日期、逐字的事故时间线粘进去。如果你先凭记忆做一遍总结，模型只会把你的盲区放大。
- 每个名字、日期、数字都人工核对一遍。 当下的模型遇到空白往往会自信地填上，而不是标出来。把草稿当成需要你事实核查的初稿，而不是成稿。
最后用人把这个环闭上：约一次 overlap 时段，让接手人趁你还能联系上时，亲手跑两三件真实任务。这一次彩排捞出来的遗漏，比任何 Prompt 都多。
容易踩的坑
- 只写”做了什么”不写”为什么”——新人会把已经否掉的方案再走一遍。
- 没决策日志，导致后来”翻案”看起来像”推进”，其实是回到原点。
- 跳过”只有我知道”的隐性背景：供应商怪癖、内部政治、谁跟谁不对付。
- 未结循环没点接手人——没点名的循环最后都变成”没人的事”。
- 交接拖到太晚才写，离职前一天甩出来，根本没人读。
- 把交接当成单向输出，没留一两次新人回头追问的 overlap 时段。
常见问题
写交接文档用哪个 AI 工具最好？ 任何当下的旗舰模型都能胜任，因为这是结构化总结，而不是硬核推理。截至 2026 年 6 月，Claude Sonnet 4.6 和 Gemini 3.1 Pro 都带 100 万 token 上下文窗口，如果你要粘大段事故日志或几个月的笔记，这一点很关键。Plus 端的 ChatGPT 应付较短的单文档交接也够用。按你要喂的原始材料量来选就行。
怎么防止 AI 编造我没给它的细节？
粘原始材料，别凭记忆总结；并明确让模型把拿不准的地方标成 [待确认]，而不是直接猜。然后拿草稿逐条对照源文档，每个名字、日期、金额都自己核一遍。Prompt 负责把你的知识结构化，但替代不了你的复核。
交接应该提前多久开始写？ 至少提前两周；最理想的是从第一天就维护一份滚动的决策日志，这样交接文档是自己攒出来的，而不是临到截止才硬写。最糟的交接都是最后一天上午赶出来、然后没人读的那种。
能不能不往公共聊天机器人上传机密内容也跑这些 Prompt？ 可以。先把名字和数字抹掉，让模型只处理结构，再线下把具体内容填回去。涉及敏感交接时，用公司批准的企业版（数据不进训练）或本地模型，把合同和客户数据挡在消费级聊天之外。
哪一节最关键？ 决策日志（第 4 条）。交接后最浪费的返工，几乎都来自接手人重新打开团队早已定论的问题。把理由和被否掉的备选记下来，就是为了堵住这一点。